Ti considereresti una persona molto produttiva?

Impara come migliorare le tue caratteristiche di efficienza step by step

Nel tempo abbiamo letto e studiato molto sulla produttività e su ciò che rende alcune persone più produttive rispetto ad altre. Gli studi e le ricerche si concentrano quasi tutti su alcune abitudini che possono cambiare il flusso di lavoro personale come: sviluppare routine quotidiane, pianificare la giornata secondo un programma ben definito, gestire i messaggi e le email in arrivo, organizzare riunioni in modo diretto ed efficace, affinare le capacità di comunicazione e delegare compiti ad altri, imparare che lavorare più ore non significa necessariamente aumentare la propria produttività. Lavorare in modo intelligente è la chiave per portare a termine le proprie priorità ogni giorno.

Anche età, esperienza ed anzianità sono altamente correlate con la produttività personale, di solito i professionisti più anziani riescono a portare a termine più task rispetto ai colleghi junior. Ciò suggerisce che i professionisti aziendali raggiungono livelli di seniority in parte coltivando buone abitudini di produttività. Gli impiegati più senior solitamente ottengono un elevato tasso di produttività grazie proprio ad una migliore pianificazione dei loro programmi, al lavoro svolto ed a capacità di comunicazione molto sviluppate e dirette. Questa tendenza sembra riflettere i vantaggi di imparare da anni di esperienza come lavorare in modo più intelligente.

Non ci sono molti cambiamenti di performance in relazione alla tipologia di genere (donne e uomini) si può osservare però che solitamente le donne tendono ad ottenere risultati di efficienza piuttosto alti quando si tratta di organizzare riunioni efficaci, chiudendole sempre con un accordo sui prossimi passi da compiere. Le donne sono molto abili anche a programmare in anticipo un’agenda in modo efficiente a monitorare le loro e-mail. Al contrario, gli uomini sono piuttosto ferrati nel far fronte ad un volume elevato di messaggi, non guardare le loro e-mail con frequenza costante e nel saltare i messaggi di scarso valore. Sono anche più bravi a mantenere dei momenti liberi nei loro programmi giornalieri e ad arrivare velocemente a compimento del loro progetto finale.

Alcune altre tendenze che promuovono la produttività sono le abitudini, è evidente che i lavoratori o gli studenti tendono a dare il meglio quando si concentrano su attività abitudinali. Di solito pianificano il loro lavoro in base alle loro priorità e poi agiscono per raggiungere il loro preciso obiettivo. In questo modo sviluppano tecniche efficaci per la gestione di un elevato volume di informazioni e attività, tenendo molto conto delle esigenze dei loro colleghi attraverso brevi riunioni, comunicazioni reattive ed indicazioni chiare.

Ciò che non promuove la produttività è procrastinare, arrivare al progetto finale e concentrarsi sui risultati quotidiani, anche pianificare i programmi la sera prima è piuttosto importante ed aiuta a migliorare le prestazioni personali.

Allora cosa è importante fare per diventare più produttivi?

Le 20 regole da seguire per diventare un professionista altamente produttivo

  1. Sviluppare una serie di abitudini specifiche
  2. Pianificare il lavoro in base alle priorità principali;
  3. Agire secondo un preciso obiettivo;
  4. Rivedi il tuo programma giornaliero la sera prima per sottolineare le tue priorità;
  5. Annota gli obiettivi che hai per ogni appuntamento nel calendario;
  6. Invia un programma dettagliato a tutti i partecipanti prima di qualsiasi riunione;
  7. Traccia alcune conclusioni preliminari prima di intraprendere grandi progetti;
  8. Sviluppa tecniche efficaci per la gestione del sovraccarico di informazioni e compiti;
  9. Trasforma i processi quotidiani, come vestirti o fare colazione, in routine in modo da non perdere troppo tempo a pensarci;
  10. Lasciati del tempo per affrontare le emergenze e gli eventi non pianificati;
  11. Controlla gli schermi sui tuoi dispositivi una volta ogni ora, invece che ogni pochi minuti;
  12. Filtra la maggior parte dei tuoi messaggi guardando l’oggetto e il mittente;
  13. Dividi i progetti più grandi in pezzi e ricompensati ogni volta che hai completato un task;
  14. Delega ad altri se possibile i compiti che non fanno parte delle tue priorità;
  15. Cerca di comprendere le esigenze dei colleghi in brevi riunioni, comunicazioni reattive e indicazioni chiare;
  16. Limita il tempo di qualsiasi riunione a 90 minuti al massimo, meno se possibile;
  17. Termina ogni riunione delineando i passaggi successivi e la responsabilità di tali passaggi;
  18. Rispondi subito ai messaggi di persone che sono importanti per te;
  19. Per catturare l’attenzione di un pubblico molto ampio parla per poche e brevi note invece che da un testo molto lungo;
  20. Stabilisci obiettivi chiari e chiari parametri di successo per qualsiasi lavoro di squadra;
  21. Per migliorare le prestazioni della tua squadra, istituisci procedure per prevenire gli errori futuri;