Il valore strategico del project management

Il cambiamento in corso nel mercato del lavoro sta portando ad un ripensamento profondo delle professioni

Conoscenze nuove, ibride e trasversali, ma anche impegno, etica, sostenibilità, empatia e intelligenza emotiva: sono queste le caratteristiche che dovranno avere i nuovi lavoratori, unite naturalmente alla capacità di essere flessibili, aperti al cambiamento e all’innovazione tecnologica. 

Inoltre, nelle ultime due decadi, nella fase di transizione verso modelli aziendali orientati all’economia digitale, le organizzazioni economiche sono state indotte a ripensare e riprogettare i processi interni nell’ottica di aumentare la competitività e migliorare la capacità di innovazione per mantenere il proprio vantaggio competitivo nel mercato. 

E’ nata così l’esigenza di definire e realizzare nuove scelte di tipo strategico tramite l’utilizzo di idonei strumenti e metodi gestionali, immerse in una rinnovata cultura aziendale.  

Il Project Management

Il Project Management è una filosofia gestionale improntata all’efficienza ed all’efficacia ed orientata ai risultati da raggiungere attraverso una pianificazione e una valutazione razionale degli obiettivi.  

Dagli   anni   ’70, il   Project   Management, come   pratica   professionale   e manageriale, è uscito dagli ambiti ristretti di ingegneria ed impiantistica per essere adottato in settori differenziati e trasversali.  

Oggi è una pratica diffusa ed applicata che è stata in grado di trasformare il modello organizzativo gerarchico-verticistico e centralizzato in uno caratterizzato da un generale decentramento  funzionale dove la gestione operativa promuove la costituzione di gruppi di lavoro, i team multidisciplinari, nei quali i singoli possiedono e governano conoscenze trasversali. 

Per comprendere meglio come una organizzazione del lavoro basata sul Project Management sia più adatta a sostenere i rapidi cambiamenti richiesti dalla nuova realtà produttiva, ci siamo incontrati con  Viviane Arazi,   docente dei  Corporate Education Courses presso la Rome Business School che ha affermato:

“E’ ormai evidente la necessità di intraprendere un cambiamento che preveda la scrittura di nuovi paradigmi organizzativi: pertanto, i concetti di Progetto, Project Management, Project Manager, Metodologie e Soluzioni Software assumono un ruolo sempre più rilevante. Innanzitutto, si deve definire cosa si intende per progetto e tutte quelle attività inerenti alla sua pianificazione ed al suo controllo, come la gestione dei rischi e le operazioni di chiusura e di reporting. Infatti, gestire un progetto o contemporaneamente più progetti all’interno di una azienda, raggiungere obiettivi prestazionali in termini di costo, tempo e qualità richiedono l’utilizzo di una ferrea disciplina manageriale.   

Il project management è un modello di lavoro ben preciso, che oggi viene adottato da figure anche molto diverse fra di loro e a tutti livelli dell’aziendaGestire i team di progetto richiede capacità organizzative non comuni e una leadership orientata all’ascolto e alla gestione dei conflitti. Un progetto di successo quindi ha in sé tutti questi elementi uniti al pragmatismo di un approccio sistemico e strutturato per realizzare i benefici richiesti dal cliente. 

Il Project Manager

Il Project Management ha permesso alle aziende di migliorare il loro modo di progettare, introducendo il concetto di ciclo di vita di un progetto, mediante il quale è possibile programmare le attività e le risorse necessarie per perseguire gli obiettivi nei tempi identificati, definire gli obiettivi da raggiungere, le risorse, i costi e i tempi necessari per la loro realizzazione. 

In questa ottica, il Project Manager ricopre un ruolo di notevole importanza: andare oltre la gestione delle attività e focalizzarsi sul raggiungimento di obiettivi richiesti dal cliente, attraverso la creazione e la responsabilizzazione di un team compatto e multidisciplinare.  

“Il successo di qualsiasi progetto dipende soprattutto dalla figura del project manager che racchiude in sé un mix sapiente di competenze tecniche, legate alla definizione delle attività, dei tempi e dei rischi, che si fondono in maniera equilibrata con una dimensione imprenditoriale e manageriale

Naturalmente bisogna poi comprendere il focus del progetto che si ha davanti, ovvero l’esigenza del cliente. 

I progetti possono essere semplici o complessi: a volte nella loro realizzazione si possono incontrare ostacoli endogeni, il mutamento della prospettiva del committente o la perdita di motivazione del team, o esogeni, come ad esempio la pandemia da Covid 19 o la guerra in Ukraina che non permettono la conclusione del progetto. In entrambi i casi il project manager dovrà spendere il tempo giusto per porre in essere una attenta analisi di fattibilità e avere la capacità e l’abilità di coinvolgere il team, attraverso ad esempio dei work shop, per cercare di risolvere queste criticità e trovare la giusta soluzione da prospettare al cliente in un panorama mutato.

Il Project Management Institute

Il Project Management Institute (PMI®) costituisce la più importante associazione professionale a carattere internazionale di Project Management. Fondato nel 1969, conta oggi, dati del 2020, oltre 1 milione di iscritti in tutto il mondo e circa 8.000 in Italia.    

La certificazione PMP (Project Management Professional), uno standard nel mondo del project management rilasciata dal PMI (Project management institute), è riconosciuta a livello internazionale e attesta una comprovata esperienza nella gestione di progetti complessi.   

Da gennaio 2021 la certificazione PMP è cambiata e si è in un certo senso evoluta. Se in passato l’esame era fondamentalmente sui processi, ora è suddivisa in 50% sui processi, 42% sulla gestione delle persone, ovvero sul people, il resto è rappresentato dal business. Questo è indicativo dell’importanza assunta oggi del project manager e della gestione della sua leadership che è sempre più “human oriented”, perché il compito di un leader è quello di valorizzare i componenti del proprio staff e permettere loro di sviluppare capacità e potenzialità.

Semplificando possiamo dire che se rappresentiamo un organigramma dall’alto verso il basso e lo rotiamo di 90° noi avremo tutti pressoché allo stesso livello.  Da qui un management non più basato sul paradigma top down, ma soprattutto botton up, come professa la moderna visione olistica dell’azienda.”

I Processi AGILE

Studiare il rapporto tra lavoratore e azienda mediante l’analisi delle dinamiche strutturali e lo stile della leadership, è un’impresa che deve tenere conto di molti aspetti. 

Nel corso della seconda metà del ‘900 è cresciuta via via, fino ad arrivare ai primi anni del 2000, la consapevolezza del potenziale del capitale intellettuale, portatore di valori e conoscenze, tanto da essere definito “risorsa umana” per evidenziare l’aspetto del quadro valoriale insito nel lavoratore. E’ proprio in questo contesto che nasce il “Manifesto AGILE”, un documento redatto nel 2001 da 17 ingegneri specializzati nella creazione di software con l’intento di definire valori e principi chiave dello “sviluppo agile”: un mindset in grado di realizzare progetti minimizzando i rischi e con un maggiore risalto dato ai team, alle persone

Sotto questo punto di vista il manifesto si faceva portavoce di un cambiamento strutturale in atto: le organizzazioni rigide impongono a priori i requisiti nella definizione dei processi, senza nessun margine di modifica, ma nel mondo VUCA – volatile, incerto, complesso e ambiguo – è sempre più difficile utilizzare le esperienze passate per prevedere il futuro: un mindset agile permette di adattarsi rapidamente e consapevolmente a scenari diversi con requisiti non preconfezionati.

AGILE, è un altro modo di approcciare i progetti, che nasce da un’esigenza diversa rispetto al project management tradizionale: significa essere aperti al cambiamento, alla flessibilità, dal lato di chi realizza il progetto ma anche dal lato di chi lo riceve. Fare progetti in modalità agile, richiede innanzitutto essere AGILE.

L’approccio AGILE presuppone lavorare sulle priorità più importanti, su ciò che genera valore. La parola d’ordine è fiducia, la possibilità del team di scegliere gli strumenti, i tools, di auto organizzarsi.

Nella modalità agile si cerca di essere meno formali possibili per concentrarsi sul prodotto, si cerca di essere pragmatici, saltare documenti formali non indispensabili come report o stadi di avanzamento lavori a volte veramente superflui. Ma voglio sottolineare che vanno compresi i valori e i principi che sono descritti nell’AGILE Manifestodel 2001 e a volte i clienti sono riluttanti.”

Project Management e opportunità lavorative

Il Project Manager è una delle figure più richieste nel mercato del lavoro. Ha il compito di aggiornare i componenti del team, dare istruzioni accurate, ma soprattutto deve avere la capacità di far sentire ogni membro dello staff importante e parte del progetto, incoraggiando il team anche nei momenti difficili.

Il project manager è una professione meravigliosa, completa, che dà la possibilità di lavorare in diversi settori e con le persone, i team ed è un accrescimento continuo. In questo modo si impara a gestire un team, gestire i meeting, a gestire i conflitti. Oltre alle hard skills è necessario acquisire le soft kills, le competenze personali, come la negoziazione, la comunicazione, l’intelligenza emotiva e l’empatia, fondamentali proprio per la motivazione dei gruppi di lavoro

Si possono fare dei corsi base per imparare ad usare gli strumenti prevalentemente tecnici, poi si verrà affiancati e ovviamente si impareranno altre abilità on the job: avvicinatevi è davvero una professione entusiasmante!”

VIVIANE ARAZI

Attualmente docente e trainer di Project Management tradizionale e Agile e delle soft skills necessarie per la professione, Viviane Arazi ha svolto il ruolo di project manager e program manager nel settore Information Technology lavorando per aziende globali e per clienti globali per piu’ di trent’anni. Appassionata del ruolo, ha consolidato l’esperienza con numerose certificazioni nelle diverse metodologie e approcci. 

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